Como compartir archivos

Introducción

Otro de los puntos fuertes del servicio UGRDrive  es la capacidad de compartir ficheros entre usuarios, de modo que un grupo de trabajo pueda acceder a los archivos que le son necesarios, sin necesidad de tener que duplicar la información.

Para poder compartir archivos o carpetas se debe acceder a UGRDrive a través de la interfaz web https://drive.ugr.es

Una vez dentro, en la lista de archivos, al hacer click en el icono compartir de un archivo o carpeta se muestran los detalles en la vista de la derecha.

Icono de compartir
Imagen 1

Existen dos formas básicas de compartir archivos dependiendo si el usuario con el que queremos compartir tiene cuenta o no en UGRDrive.

Imagen 2

1. Compartir entre usuarios de UGRDrive.

Esta opción esta pensada para compartir entre usuarios que dispongan de una cuenta en UGRDrive.

Debemos asegurarnos que está seleccionada la opción “Usuarios y grupos”, a continuación rellenamos la casilla de usuario con el correo electrónico de un usuario que también tenga UGRDrive.

Imagen 3

Una vez introducido un correo electrónico válido podemos dar permisos al fichero o carpeta que estamos compartiendo. Marcando o desmarcando cada permiso se podrán modificar dichos privilegios del elemento compartido.

Imagen 4

La descripción de los permisos es la siguiente:

  • Puede compartir: Permite a los usuarios re-compartir la carpeta o archivo.
  • Puede editar: Permite editar los ficheros compartidos por ejemplo para tener documentos colaborativos.
  • Crear: Permite añadir nuevos ficheros a la carpeta compartida.
  • Cambio: Permite subir nuevas versiones de un fichero compartido y reemplazarlo.
  • Borrar: Permite borrar los ficheros compartidos.

Finalmente el aspecto de la carpeta compartida quedará así:

Imagen 5

A destacar que en la lista de archivos aparece la palabra “Compartido”, significa que esa carpeta o archivo están siendo compartidos.

Eliminar elementos compartidos

Cuando queramos dejar de compartir un fichero o carpeta no tenemos que borrarlo. Lo que se hace es borrar el acceso a los usuarios con los que estemos compartiendo. Cuando todos los usuarios que acceden a un recurso compartido son eliminados de la lista de acceso al mismo, el elemento compartido dejará de estar compartido.

Haciendo click en el icono de compartir en la lista de ficheros veremos la descripción del mismo y la lista de usuarios con los que tenemos compartido un recurso. Observe el icono de papelera a la derecha del usuario (Imagen 5). Haciendo click en dicho icono eliminaremos el acceso de dicho usuario a nuestra carpeta.

Usar enlaces privados

Otra forma de acceder a un fichero o carpeta es mediante un enlace privado, donde las personas con acceso podrán usarlo. Se puede usar como enlace permanente o para dirigir a otros usuarios a los archivos y carpetas compartidas. Por ejemplo: enviando el enlace privado por correo electrónico.

Tras hacer click en el icono de compartir (Imagen 1), a la derecha se desplegará el panel de compartir. Podemos observar un icono de enlace junto al nombre del archivo o carpeta.  Hacemos click en dicho icono:

 

Imagen 6

Nos aparecerá un enlace web asociado a dicho recurso. Es importante recordar que para acceder a dichos enlaces privados, los usuarios tienen que haber sido añadidos a la lista de compartidos.

Imagen 7

2. Compartir con usuarios que no tienen cuenta en UGRDrive.

Esta forma de compartir recursos está pensada para poder usarla con personas que no tengan cuenta en UGRDrive. Es muy importante destacar que cualquiera que posea el vinculo tendrá acceso al archivo o carpeta. No obstante este acceso público puede ser protegido por una contraseña y una fecha de caducidad (limitando así la validez del enlace en el tiempo).

Al hacer click en el icono compartir de un archivo o carpeta se muestran los detalles en la vista de la derecha.

Imagen 8

En los detalles de la carpeta o archivo compartido, deberemos seleccionar “Enlaces públicos” y a continuación hacer click en el enlace “Crear un link público”.

Imagen 9

A continuación nos aparecerá la siguiente ventana.

Imagen 10

Tipos de enlaces públicos.

Los enlaces públicos (como se puede ver en la imagen superior) tienen 3 formas de compartirse:

  1. Solo lectura (Read only). Los usuarios pueden ver y descargar contenido pero no pueden borrar ni modificar.
  2. Lectura y escritura (Read & Write). Lo usuarios pueden ver, descargar, editar y subir contenido nuevo.
  3. Solo subida o File Drop (Upload only). Los usuarios solo pueden subir archivos pero no pueden ver el contenido de la carpeta.

En esta ventana también podemos de forma opcional:

  • Cambiar el nombre del enlace
  • Proteger un enlace público mediante el uso de una contraseña. MUY IMPORTANTE: Cualquiera que posea el vinculo tendrá acceso al archivo o carpeta. Para proteger un recurso mediante una contraseña es necesario rellenar el campo “Contraseña” (Imagen 10)
  • Añadir una fecha de caducidad de forma que pasada esa fecha el recurso deje de estar compartido.

Una vez elegida la opción de compartir (read only, read & write, upload only), contraseña (opcional) y fecha (opcional), hacemos click en el botón guardar.

El detalle del recurso compartido quedará así:

Imagen 11

donde tenemos las siguientes opciones:

Imagen 12

(de izquierda a derecha)

  1. Copiar el enlace al porta papeles
  2. Editar el recurso compartido, lo que nos llevara a la Imagen 10
  3. Compartir en redes sociales
  4. Eliminar el Enlace Público

Los enlaces públicos tienen la siguiente apariencia:

https://drive.ugr.es/index.php/s/KKD3sCPl68lLhal

 Fecha de caducidad de un archivo o carpeta compartida.

Al poner fecha de caducidad a un recurso compartido estamos limitando la validez en el tiempo de dicho recurso. Así, pasada una fecha concreta el enlace dejará de ser válido.

  • Solo se pueden poner fecha de caducidad a los recursos compartidos públicos.
  • Los recursos compartidos locales ( con otros usuarios de UGRDrive) no caducan cuando su enlace público asociado caduque.
  • Un recurso local compartido solamente desaparece cuando se elimina el acceso de los usuarios asociados.

 

Mas información acerca de los recursos compartidos

 

 

Atención: Pese a que UGRDrive mantiene la sincronía de los archivos, deben tener en cuenta que si hay dos usuarios (A y B)  simultaneamente trabajando sobre el mismo archivo, y A lo graba antes que B, en el momento en el que B guarde su trabajo, se sincronizará lo que haya editado B, perdiendose, por lo tanto, las modificaciones hechas por A. Eviten, por lo tanto el solapamiento del trabajo, o asegúrense siempre de disponer de la copia mas reciente del archivo que estén editando.